Gagner un mois par an de productivité

Formation Publié le 30/11/2016
Gagner un mois par an de productivité

“10 % de temps optimisé sur la journée, c’est un mois gagné par an !”

Tout sourire, Leïla Céline Ramdani, l’intervenante de l’atelier RH du mois de novembre, pose d’emblée ses ambitions.

L’ancienne cadre formée à l’Edhec introduit ainsi ses objectifs. A l’initiative du Pôle de compétence numérique, elle vient animer une conférence sur la gestion du temps.

Une vingtaine de dirigeants d’entreprise et d’association ont répondu présents à l’invitation. Confortablement installés en table ronde, ils écoutent attentivement Leïla leur présenter les thèmes de la session.

Prendre en compte sa réalité temporelle. Se fixer des objectifs concrets. Optimiser sa to-do list ou encore se laisser de l’espace pour gérer l’important. Autant d’items qui vont occuper cette heure d’atelier collaboratif.

Une conférence ludique et participative

Pas question en effet que les participants restent passifs pendant la conférence. Tour à tour ils sont invités à partager leurs expériences professionnelles en répondant aux questions progressives de Leïla. Rompue à l’exercice psychanalytique, la formatrice ouvre ainsi la discussion sur des cas concrets lui permettant de transmettre ses recommandations d’usage.

Parmi elles, celle de ne pas se laisser dicter ses injonctions par le toujours plus vite du monde contemporain figure en bonne place.

Les vrais urgences en entreprise sont extrêmement rares et le multitâche totalement contre-productif

Leïla retourne les idées reçues et rappelle la fatigue engendrée par le multi-tâche. Il sollicite en effet beaucoup trop d’énergie et de temps de reconnexion lors de la bascule d’un sujet à un autre.

Mieux vaut donc limiter l’imbrication des tâches et surtout savoir estimer leur temps de traitement. Cela permettra de positionner efficacement leur réalisation dans la journée, voire de s’aménager des plages vides, propice à la créativité.

Une To-DO List optimisée, du “versionning” et des mails bien introduits pour gagner du temps

Leïla recommande ainsi de passer à la to-do liste optimisée. Une tâche doit être accompagnée de son temps de traitement et du moment qui lui est accordée afin de mieux prendre en compte la réalité temporelle dont nous disposons.

Quant à la gestion des exigences que nous nous imposons quitte à frôler le burn-out, vive le versionning ! Rome ne s’est pas faite en un jour après tout, pas plus que le dernier I-Phone. Rien de mal à présenter une première version d’une présentation encore perfectible à un client par exemple. C’est peut-être même lui qui vous permettra de l’améliorer de la façon la plus significative !

Comme l’heure tourne, Leïla déploie une dernière astuce. Elle demande à trois participants d’écrire leur prochain mail sur le paper-board et attire l’attention sur l’importance donnée à la rédaction des objets.

“On pourra éviter bon nombre d’aller-retour inutiles en y annonçant directement et précisément notre objectif”. Cela paraît tout simple, mais dans un monde ultra-connecté où certains passent près d’un tiers de leur journée à traiter leurs mails, cela fait réfléchir !

gagner du temps
Sylvie Cavalier, la dirigeante de Coach & Cook (à droite) est une habituée des ateliers RH et apprécie l’organisation et l’implication de Katia Foret, la chargée de projet de la plateforme RH du Pôle de compétence numérique (à gauche).

Un espace d’échange et de mise en relation

La conférence laisse place à un moment d’échange fort apprécié des participants. “C’est l’occasion d’être visible, de faire des rencontres et d’échanger sur les bonnes pratiques” s’accordent à dire Virgile Moreau, le gérant de Babychou Services et Frédéric Rouge, directeur du Foyer Carcel.

Tandis qu’un débat sur le bonheur au travail s’improvise avec Leïla autour du buffet, Nadia Perrin, directrice d’une agence de data management et Frédéric Lerousseau, gérant d’un cabinet de recrutement, reviennent sur la fameuse to-do list. La directrice de Double Précision partage son astuce anti-procastination ; se débarrasser des tâches qui l’ennuient le plus dès le début de la journée !

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