Réussir son contrôle Urssaf en une demi-journée

Atelier RH Publié le 05/10/2017
Réussir son contrôle Urssaf en une demi-journée

Pour le premier atelier RH de la rentrée, le Pôle de compétence a fait appel à Catherine Carré, inspectrice du recouvrement de la mission de conseil et de contrôle, pour aider les entreprises à se préparer au mieux face à un contrôle Urssaf.


Voilà un courrier dont vous vous seriez volontiers passé ; vous venez de recevoir un avis de passage Urssaf relatif au contrôle de la déclaration et du paiement de vos cotisations sociales.

“Pourquoi moi ?”

C’est la question qui revient souvent selon Catherine Carré, l’animatrice du premier atelier RH de la rentrée dédié à ce fameux contrôle Urssaf.

Elle démystifie rapidement la théorie du complot ; l’État décide des conventions d’objectifs et de gestion au plan national. Il détermine que dans tel secteur d’activité, il veut tant de contrôles. Les responsables régionaux sortent les dossiers en fonction des critères définis et répartissent les missions au niveau des inspecteurs, lesquels géreront leurs dossiers et agendas en totale autonomie.

Dans une quinzaine de jours donc, un inspecteur va éplucher tout ce qui relève du champ de la paie, de la comptabilité mais aussi du juridique au sein de votre entreprise.

Catherine, elle-même inspectrice Urssaf, nous met en garde :

L’inspecteur va chercher dans les interstices, sachant que dans les petites structures, ces activités sont souvent sous-traitées. La plupart des redressements se trouvent dans les ruptures de compétences.

En d’autres termes, il s’agit de veiller à ce que vos services ou prestataires paies, comptables, financiers et juridiques communiquent suffisamment pour éviter des oublis malencontreux. Par exemple sur des produits financiers (plan d’intéressement, épargne salariale..) souscrits par la direction au profit des salariés, et dont on aurait oublié de déclarer les cotisations afférentes.

Préparer en amont pour faciliter le contrôle Urssaf et limiter le stress

D’une manière générale, il est ainsi recommandé de préparer la venue de l’inspecteur sitôt l’avis de passage reçu, en rassemblant l’ensemble des pièces utiles sur les années N à N – 3.

Un dossier Urssaf avec les pièces dématérialisées fera ainsi la joie de votre contrôleur :  Kbis, statuts, PV d’AG, dossiers du personnel, bulletins de salaire et documents de rupture des contrats de travail, bordereaux de cotisations, DADS, accords d’épargne salariale…  

Cela vous permettra également de réaliser un mini audit avec vos équipes, d’anticiper les postes les plus à risque et de préparer vos réponses face à l’inspecteur.

Il s’agit également de déterminer les bons interlocuteurs avec lesquels l’inspecteur pourra échanger le temps du contrôle ; un spécialiste paie par exemple qui “parlera le même chinois” plaisante Catherine Carré et avec qui l’inspecteur passera le plus gros du temps du contrôle.

Maintenir le lien avec l’inspecteur pendant le contrôle

Ce qui ne vous empêche pas d’instaurer un dialogue avec votre contrôleur autour de vos problématiques d’entreprise et de faire des points réguliers avec lui jusqu’à la rédaction de sa lettre d’observation. Le taux de redressement après contrôle est de l’ordre de 50%, mais les inspecteurs “ont à coeur de s’entendre sur le redressement” rappelle Catherine.

Après tout, ce sont des experts du social qui peuvent vous aider à comprendre les évolutions réglementaires voire même prévenir des abus à votre encontre en ce qui concerne les frais professionnels et les avantages en nature, qui demeurent l’une des principales causes de redressement.

Après le contrôle, analyser la lettre d’observation rédigée par l’inspecteur

À l’issue de son passage, l’inspecteur vous fera parvenir un document reprenant les différents points du contrôle ainsi que ses constatations et leurs conséquences financières en terme de redressement.

Vous disposerez alors de trente jours pour lui faire part de vos remarques et lui fournir tous les documents nécessaires à l’étude des points de contestations.

Après ce délais, il sera toujours possible d’effectuer un recours devant la Commission de Recours Amiable de l’Urssaf et, en cas de rejet, de saisir le Tribunal des affaires de sécurité sociale (TASS). Encore faudra t-il vous armer de patience…

Pour aller plus loin :

Consulter la charte du cotisant téléchargeable sur le site de l’Urssaf : https://www.urssaf.fr/portail/files/live/sites/urssaf/files/documents/Charte_du_cotisant_controle.pdf